第2章 会议管理

第一（节）会议管理制度

一、会议管理办法

第一条总则

1.为使公司的会议管理规范化和有序，提高会议形式的行政决策效率，特制定本办法。

2.公司会议制度本着精减、有效、（节）俭原则运行。

第二条会议种类

(一)公司设立四级例会制度

1.公司常务会议；

2.总经理办公会议（碰头会）；

3.部门工作会议；

4.全体员工会议。

(二)公司设立其他的会议制度

1.计划调度会；

2.投资决策（审议）会议；

3.工作汇报会；

4.鉴定、评审、论证会；

5.新闻发布会；

6.研讨会；

7.工作午餐会。

(三)公司会议分为常设会议、定期会议和临时不定期会议。可针对不同会议制定细则管理。

第三条会议管理体制

1.公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须在行政部审批或登记备案。

2.行政部须在年度计划中提出全年会议工作计划和费用预算以及压缩会议开支的指标，在上级批准后遵照执行。

3.公司严格控制未预见的临时性会议，对此类会议须按一会一报原则审批。

4.会务工作主要由行政部承办；其他部门主办的会议，行政部应予协助。

5.公司财务部应加强对会议开支预算方案的审核，减少不合理费用，并确保合理经费及时到位。

6.除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、立卷、存档。

第四条会议程序

(一)会前准备

对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列度人员。

对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：

1.会议名称；

2.会议主旨和目标；

3.会议议项；

4.会议时间；

5.会议地点；

6.会议议程；

7.会议主持人；

8.出席人员（名单）；

9.会议财务（支出收入）预算；

10.接待工作说明；

11.现有筹备情况及进展；

12.（可能）存在的问题、解决方案及要求；

13.筹划备时间进度表。

该报告批准后方执行。

（二）通过口头或书面形式提出会议申请。口头仅适用于例会召开的确认。

（三）会议通知。根据会议要项拟订会议通知，并提前张贴或发送。对重要会议须发几轮通知的，应做好每轮工作。

出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并作出相应安排。

（四）会议承办人及时准备会议场所、会议文件或资料。必要时要进行会场布置、设备调试。对重点发言对象须确保其发言。

（五）在会议进行中要做好记录。记录方式为要是速记笔录，必要时可录音、录像，妥善保存记录材料。

第六条本规定由行政部制定，经审批后自颁布之日起执行。

二、会议室管理制度

第一条会议室是公司举行会议，接待来客的场所，为加强管理，特制定本规定。

第二条会议室使用细则

1.会议室由行政部负责管理。

2.会议室只限本公司相关职能部门使用，外单位借用会议室须经行政部经理批准，并到办公室办理借用手续。各部门无权将会议室借给外单位使用。

3.公司各部门使用会议室须经办公室同意后，办理相关手续，领取会议室钥匙。

4.使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。用后应及时清洗水杯和烟缸，打扫卫生，检查安全，锁好门、关好窗，将钥匙交还办公室。

5.任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转作他用。

6．会议室内的卫生每周至少要清洁一次，遇有会议时，要一次一清洁；

7．每次会议之前，管理人员应进行电源核查、配备饮用水、水果（必要时）等工作；

8．会议室管理人员要严格室内物品的管理和维护（含花木等），做到会散、人走、电源关、门上锁；

9．与会人员要爱护会议室内的公用财务，损坏赔偿，不许将室内物品移作他用。

第三条本规定由行政部制定，经审批后自颁布之日起执行。

第二（节）会议操作流程

确立会议议题

（领导提出、行政部门收集、和部门提出、董事会要求）

↓

安排会议议程

（议题顺序、发言顺序、准备有关文件）

↓

提前发出会议通知

（时间、地点、出席人、议题、议程、编组）

↓

会务准备

会场布置、座次安排、会场签到、会议证件、会场设备（音响、录像等）

↓

做会议记录和摄像、录音

↓

撰写会议纪要、决议

↓

上级阅改、签批

↓

印发有关部门、人员、并归档

第三（节）会议管理文书及适用表格

表1：年度会议计划表

会议名称

举办次数

举办日期

举办时间

目的

参加者

司仪

主席

事务负责人

议事记录

黑板记录员

出席者参考资料

会场分发的资料

会前分发的资料

表2：会议室使用申请表

会议名称日期时间地点人数备注

申请使用单位：管理单位：

单位名称填表人主管管理人主任副经理

表3：会议用品及设备申请表

会议名称

召集单位

负责人

设备名称单位数量规格备注

一般设备桌子

椅子

黑板

黑板架

讲台

茶杯

烟灰缸

文具笔

纸张

电器设备摄影机

投影仪

幻灯机

录音机

麦克风

放映机

插座

其他设备

表4：会议程序表

[]会议程序

时间：

地点：

出席人数：缺席人数：

会议第一项

会议第二项

会议第三项

会议第四项

会议第五项

会议第六项

召集会议单位主持人主任副经理

表5：会议记录表

年月日会议编号：

时间地点主持人记录人

会议名称

参加者

缺席者

主要议题

对策措施

期限

负责人

落实情况

其他事项

审核：

表6：会议通知

先生：

谨定于年月日时分召开会议，请准时参加为荷。

随本通知送提案书1份，若有提案请填写后于开会前提交。

此致

召集人：

提案书：提案人：

提案内容：